Hoe plan je een bruiloft? Stap voor stap

Begin met budget, datum en locatie — dat zijn de drie pijlers waarop elke bruiloft rust. Werk vervolgens in fasen: eerst de grote beslissingen (leveranciers, gastenlijst), dan de details (decoratie, draaiboek). Met een heldere tijdlijn en checklist houd je overzicht, ook wanneer de to-do lijst lang wordt.

Stap 1: Budget en datum bepalen

Wat kost een bruiloft?

De eerste vraag die jullie samen moeten beantwoorden: hoeveel willen en kunnen we uitgeven? Het gemiddelde bruiloftsbudget in Nederland ligt tussen €20.000 en €25.000 exclusief huwelijksreis¹. In Vlaanderen werken koppels met een gemiddeld budget van €15.000 tot €18.000². Deze bedragen zijn flink gestegen door inflatie — vijf jaar geleden lag het Nederlandse gemiddelde nog rond €15.000¹.

Je budget opbouwen doe je vanuit drie bronnen: eigen spaargeld, eventuele bijdrage van ouders en een financiële buffer van minimaal 8-10% voor onvoorziene kosten. Werk je budgetverdeling meteen uit, zodat je per categorie weet wat je kunt besteden.

De juiste datum kiezen

Het seizoen en de dag van de week beïnvloeden zowel beschikbaarheid als kosten:

Houd bij het kiezen van je datum ook rekening met:

• Beschikbaarheid van jullie belangrijkste gasten
• Feestdagen en schoolvakanties (kijk naar zowel Nederland als België als jullie gasten uit beide landen komen)
• Eventuele religieuze of culturele overwegingen

Stijl en omvang bepalen

Bespreek samen wat voor bruiloft jullie voor ogen hebben. Deze keuze stuurt alle volgende beslissingen:

• Formeel of casual? Een diner in een kasteel vraagt een ander budget dan een festival-bruiloft
• Groot of intiem? 50 gasten of 150 — dit bepaalt locatiekeuze en cateringkosten
• Traditioneel of modern? Kerkelijke inzegening of vrije ceremonie, klassiek diner of foodtrucks
• Binnen of buiten? Buitenlocaties vereisen een plan B (tent, binnenruimte)

Stap 2: Locatie kiezen

De trouwlocatie is jullie grootste beslissing én grootste kostenpost — gemiddeld 40% van het totale budget¹. De locatie bepaalt het aantal gasten, de sfeer, de catering en zelfs beschikbare datums.

Typen locaties vergeleken

Tips bij locatiekeuze

• Bezoek minimaal drie locaties voordat je beslist — foto's geven nooit het volledige beeld
• Vraag naar verborgen kosten: schoonmaakkosten, kurkengeld, verplichte afname van huisleveranciers
• Check de bereikbaarheid voor gasten (parkeren, OV, overnachtingsmogelijkheden)
• Let op geluidsnormen — vooral bij buitenlocaties gelden vaak strikte eindtijden

Stap 3: Leveranciers boeken

Na de locatie volgen de dienstverleners. De volgorde is belangrijk: populaire leveranciers zijn soms meer dan een jaar van tevoren volgeboekt⁴.

Boekingstijdlijn

Offertes en contracten

• Vraag altijd minimaal drie offertes per leverancier aan
• Controleer online reviews en vraag om referenties van recente bruiloften
• Lees contracten volledig — let op annuleringsvoorwaarden, aanbetalingen en wat er bij ziekte of overmacht gebeurt
• Bewaar alle communicatie en bevestigingen op één plek

Weddingplanner: wel of niet?

Een weddingplanner kost gemiddeld €3.000 tot €6.000 voor full-service begeleiding⁵. Een dagcoördinator (alleen op de trouwdag aanwezig) kost €1.200 tot €2.500. Bedenk dat een ervaren planner gemiddeld 60-80 uur besteedt aan de organisatie⁵ — uren die jullie anders zelf moeten investeren. Bovendien hebben planners vaak kortingen bij leveranciers waardoor de investering zich deels terugverdient.

Stap 4: Gastenlijst en uitnodigingen

Daggasten versus avondgasten

In Nederland is het gebruikelijk onderscheid te maken tussen daggasten en avondgasten. Daggasten zijn bij de volledige dag aanwezig (ceremonie, receptie, diner, feest), avondgasten sluiten aan bij het feest — meestal vanaf 20:00 of 21:00 uur. Dit onderscheid helpt bij het beheersen van cateringkosten.

De gastenlijst opstellen

Werk in rondes:

1. Must-haves — naaste familie en beste vrienden
2. Belangrijk — verdere familie, goede vrienden, collega's
3. Nice-to-have — kennissen, buren, oud-collega's

Houd rekening met een uitvalpercentage van 10-15%: niet iedereen zal kunnen komen. Als jullie maximale aantal 100 daggasten is, kun je gerust 110-115 uitnodigen.

Uitnodigingen versturen

Stuur save-the-dates 6-9 maanden van tevoren, zodat gasten de datum kunnen reserveren. De definitieve uitnodigingen gaan 6-8 weken voor de bruiloft de deur uit, met een RSVP-deadline van 3-4 weken ervoor. Digitale uitnodigingen winnen aan populariteit en besparen zowel kosten als tijd.

Stap 5: Details regelen (6-3 maanden)

In deze fase krijgt jullie bruiloft echt vorm. Werk de volgende punten af:

• Kleding — trouwjurk bestellen (bij maatwerk minimaal 6 maanden), pak uitzoeken, accessoires
• Decoratie en bloemen — tafelstukken, ceremonie-decoratie, bruidsboeket
• Muziek en entertainment — ceremoniemuziek, eerste dans, avondprogramma
• Trouwringen — bestel op maat gemaakte ringen minimaal 8 weken van tevoren
• Huwelijkse voorwaarden — maak een afspraak bij de notaris als jullie voorwaarden willen opstellen

Checklist voor deze fase

Gebruik een complete checklist om niets te vergeten. De belangrijkste items:

• Trouwkleding besteld en eerste fitting gepland
• Bloemen en decoratie besproken met bloemist
• Menuproeverij gedaan bij cateraar
• Ceremonie-inhoud besproken met trouwambtenaar
• Entertainment en muziekkeuzes vastgelegd
• Gastenlijst definitief, uitnodigingen verstuurd

Stap 6: Laatste voorbereidingen (3-0 maanden)

3-1 maand(en) voor de bruiloft

• RSVP's opvolgen — stuur een herinnering naar gasten die niet hebben gereageerd
• Tafelschikking maken op basis van definitieve gastenlijst
• Draaiboek opstellen met tijden, locaties en verantwoordelijkheden
• Laatste fittings plannen voor trouwkleding
• Speeches en geloften schrijven of afstemmen

Laatste week

• Draaiboek doornemen met ceremoniemeester, weddingplanner en leveranciers
• Emergency kit samenstellen (naald en draad, pleisters, deodorant, paracetamol, vlekkenverwijderaar)
• Ringen en trouwboekje klaarleggen
• Laatste voorbereidingen afvinken
• Ontspannen: ga op tijd naar bed de avond ervoor

Handige planningstools

Digitale planningstools bieden een overzicht dat spreadsheets niet altijd kunnen geven. Platforms zoals Anatole combineren gastenlijst, RSVP-tracking en tijdlijn in één omgeving, zodat jullie en je gasten altijd up-to-date zijn.

Tips van ervaren bruidsparen

1. Plan samen — het is jullie dag, neem beslissingen als team
2. Delegeer taken — getuigen, bruidsmeisjes en familie helpen graag
3. Prioriteer — beslis wat écht belangrijk is en besteed daar het meeste budget aan
4. Houd buffer aan — zowel financieel (8-10%) als in de tijdplanning
5. Boek vroeg — populaire leveranciers en locaties zijn snel vol, zeker voor zaterdagen in het hoogseizoen⁴
6. Vergeet jezelf niet — plan ook ontspanmomenten in, het moet leuk blijven
7. Communiceer duidelijk — naar leveranciers, gasten en elkaar
8. Maak een draaiboek — een minuut-voor-minuut planning voor de dag zelf voorkomt stress

Veelgestelde vragen

Hoelang van tevoren moet je beginnen met plannen?

De meeste stellen beginnen 12 tot 18 maanden van tevoren⁴. Dit geeft voldoende tijd om de populairste locaties en leveranciers te boeken. Bij een kortere planningperiode (6-9 maanden) is flexibiliteit essentieel: overweeg een doordeweekse dag of het laagseizoen.

Wat zijn de eerste stappen bij het plannen van een bruiloft?

Begin altijd met deze vier stappen: (1) budget bepalen, (2) globale gastenlijst opstellen, (3) datum kiezen, (4) locatie zoeken. Deze vormen de basis waarop alle andere beslissingen gebouwd worden. Bekijk ook wat je allemaal moet regelen voor een volledig overzicht.

Hoeveel kost een bruiloft gemiddeld?

In Nederland ligt het gemiddelde tussen €20.000 en €25.000 exclusief huwelijksreis¹. In Vlaanderen bedraagt het gemiddelde €15.000 tot €18.000². De kosten hangen sterk af van het aantal gasten, de locatie en het seizoen. In de Randstad liggen prijzen gemiddeld 15-25% hoger dan in de rest van Nederland.

Heb je een weddingplanner nodig?

Een weddingplanner is geen must, maar kan enorm veel stress wegnemen. Reken op €3.000-€6.000 voor volledige begeleiding of €1.200-€2.500 voor alleen dagcoördinatie⁵. Een planner bespaart je gemiddeld 60-80 uur aan planning en heeft vaak kortingen bij leveranciers.

Wat is het verschil tussen daggasten en avondgasten?

Daggasten zijn bij de volledige bruiloft aanwezig: ceremonie, receptie, diner en feest. Avondgasten sluiten aan bij het avondfeest, meestal vanaf 20:00-21:00 uur. Het onderscheid is typisch Nederlands en helpt bij het beheersen van cateringkosten — een diner kost €75-€150 per persoon, terwijl avondgasten alleen hapjes en drankjes krijgen.

Wanneer verstuur je de uitnodigingen?

Save-the-dates gaan 6-9 maanden van tevoren uit. Definitieve uitnodigingen verstuur je 6-8 weken voor de bruiloft, met een RSVP-deadline van 3-4 weken ervoor⁴. Lees meer in ons artikel over wanneer je uitnodigingen verstuurt.

Kun je een bruiloft plannen in 6 maanden?

Ja, mits je flexibel bent. Kies een doordeweekse dag of het laagseizoen (oktober-april) voor meer beschikbaarheid. Beperk je gastenlijst en kies een locatie met eigen catering, zodat je minder leveranciers apart hoeft te boeken.

Hoe verdeel je het budget?

Een veelgebruikte vuistregel: 40% locatie en catering, 15% kleding en styling, 10% fotografie en video, 10% entertainment, 8% bloemen en decoratie, 8% drukwerk en ringen, 9% overig¹. Werk jullie eigen verdeling uit met onze budgetverdelingsgids.

Bronnen en referenties