1. Geografische en wettelijke toepasselijkheid
Dit privacybeleid is van toepassing op alle gebruikers van het Anatole-platform die zich bevinden in de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en het Verenigd Koninkrijk. Het is ontworpen om te voldoen aan:
- De Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de nationale implementaties
- De UK GDPR en de Data Protection Act 2018 (Verenigd Koninkrijk)
- De nationale wetgeving inzake gegevensbescherming van alle betrokken lidstaten, met name:
Dit beleid voldoet aan de strengste vereisten van al deze rechtsgebieden om een optimale bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
2. Inleiding
Welkom bij Anatole, uw platform voor digitale trouwuitnodigingen. Anatole stelt bruidsparen in staat om prachtige digitale trouwkaarten te maken, de bevestigingen van hun gasten (RSVP) te beheren en een geldinzameling voor hun cadeaulijst te organiseren.
De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons een absolute prioriteit. Dit privacybeleid legt op transparante wijze uit hoe Anatole uw gegevens verwerkt, in volledige naleving van Verordening (EU) 2016/679, de AVG genaamd, en de toepasselijke nationale wetgeving.
Wij beschrijven hierin de doeleinden van de gegevensverwerking, onze rechtsgronden, de verwerkers waarvan wij gebruik maken, de veiligheidsmaatregelen die wij hebben getroffen, uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.
Anatole verbindt zich ertoe de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, gegevensminimalisatie en doelbinding zoals bepaald door de AVG na te leven. Door ons platform te gebruiken, behoudt u de controle over uw gegevens: wij gebruiken deze uitsluitend voor de hieronder beschreven expliciete doeleinden en verkopen ze nooit.
3. Verwerkingsverantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via het Anatole-platform worden verzameld, is de vennootschap KAWLET, eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid met een kapitaal van € 1.000,00, met maatschappelijke zetel te 15 Square Rameau, Verdieping 2, 59000 Lille, Frankrijk, ingeschreven in het handelsregister van Lille Métropole onder nummer 993 159 250, SIRET 99315925000014 (hierna "Anatole" of "wij").
Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerkingen met betrekking tot het beheer van de site en gebruikersaccounts. Wanneer wij gegevens van gasten verwerken voor rekening van onze gebruikers (bruidsparen die hun bruiloft organiseren), handelen wij als verwerker overeenkomstig artikel 28 van de AVG (zie sectie "Verwerking" hieronder).
Aanwijzing van een functionaris voor gegevensbescherming: Als klein bedrijf is Anatole niet wettelijk verplicht een DPO aan te wijzen in de zin van artikel 37 van de AVG. Uit transparantieoverwegingen en om onze praktijken voortdurend te verbeteren, hebben wij er echter voor gekozen een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen.
Bevoegde toezichthoudende autoriteiten: Afhankelijk van uw woonplaats is de bevoegde toezichthoudende autoriteit: - Frankrijk: Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) - Verenigd Koninkrijk: Information Commissioner's Office (ICO) - Duitsland: Gegevensbeschermingsautoriteiten van de deelstaten en Bundesbeauftragte für den Datenschutz - Spanje: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) - Italië: Garante per la protezione dei dati personali - Portugal: Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) - Polen: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) - Roemenië: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) - Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (AP) - België: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD) - Oostenrijk: Datenschutzbehörde (DSB)
Voor vragen over dit beleid of om uw rechten (later uiteengezet) uit te oefenen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: - Contact: privacy@anatole.wedding (of per post op het adres van onze zetel, ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming)
4. Doeleinden van de verwerking en rechtsgronden
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor bepaalde, uitdrukkelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Hieronder vindt u een gedetailleerde lijst van onze verwerkingsdoeleinden en de bijbehorende rechtsgrond voor elk daarvan, in overeenstemming met artikel 6 van de AVG:
- Aanmaak en beheer van uw bruiloftspagina: Anatole stelt bruidsparen in staat een gepersonaliseerde bruiloftspagina te maken met hun informatie (namen, datum, locatie, programma). Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract dat ons met u bindt (artikel 6(1)(b) AVG).
- Verzenden van uitnodigingen en herinneringen: Anatole stelt bruidsparen in staat om uitnodigingen per e-mail (via Bird) en per sms (via Bird) naar hun gasten te sturen, mensen die niet hebben gereageerd te herinneren of herinneringen te sturen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van het contract (artikel 6(1)(b) AVG).
- Beheer van RSVP's en meerdere momenten: Ons platform verwerkt de antwoorden van gasten (deelname bevestigd, afwijzing, enz.) voor elk moment van de bruiloft (burgerlijke ceremonie, religieuze ceremonie, receptie, diner, brunch...). Deze verwerking wordt uitgevoerd in het kader van de geleverde dienst, op contractuele basis (artikel 6(1)(b)).
- Beheer van dieetvoorkeuren: Indien geactiveerd door het bruidspaar, verzamelen wij dieetbeperkingen en allergieën van gasten om de organisatie te vergemakkelijken. Rechtsgrond: uitvoering van het contract (artikel 6(1)(b)).
- Beheer van de geldinzameling (cadeaulijst): Anatole stelt gasten in staat om financieel bij te dragen aan de geldinzameling van het bruidspaar via Stripe. Deze verwerking omvat het verzamelen van betalingsinformatie en het beheer van bijdragen. Rechtsgrond: uitvoering van het contract (artikel 6(1)(b)).
- Uploaden en delen van foto's: Indien geactiveerd, kunnen gasten foto's uploaden naar het bruiloftsalbum. Deze verwerking is gebaseerd op de toestemming van de gast (artikel 6(1)(a)) en de uitvoering van het contract met het bruidspaar.
- Importeren van contacten: Anatole biedt een functie voor het importeren van contacten om bruidsparen te helpen hun gastenlijsten gemakkelijk te integreren. Rechtsgrond: uitvoering van het contract en gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(b) of (f)).
- Datacorrectie en AI-beeldgeneratie: Om de gebruikerservaring te verbeteren, bieden wij AI-ondersteunde functionaliteiten via OpenAI. Opmerking: De aan OpenAI doorgegeven gegevens zijn beperkt tot het strikt noodzakelijke en worden automatisch verwijderd binnen maximaal 30 dagen na verwerking.
- Geanonimiseerde statistieken: Anatole kan globale en geanonimiseerde statistieken (responspercentage, enz.) opstellen om onze diensten te verbeteren. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6(1)(f)).
- Verwerking van betalingen: Anatole gebruikt Stripe om betalingen met betrekking tot premiumaanbiedingen en bijdragen aan de geldinzameling te verwerken. Rechtsgrond: uitvoering van het contract (artikel 6(1)(b)).
- Beheer van cookies en toestemmingen: Op onze website worden niet-essentiële cookies alleen geplaatst nadat u voorafgaande toestemming heeft gegeven via onze toestemmingsbanner die wordt beheerd door CookieYes.
Er wordt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van artikel 22 AVG uitgevoerd via onze diensten.
5. Categorieën verzamelde gegevens
In het kader van bovenstaande doeleinden kan Anatole verschillende categorieën persoonsgegevens verzamelen:
- Identificatie- en contactgegevens van bruidsparen: achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer bij het aanmaken van het account.
- Gegevens met betrekking tot de bruiloft: namen van bruid en bruidegom, trouwdatum, locatie(s), programma van de verschillende momenten (ceremonie, receptie, diner, brunch...).
- Gegevens van gasten: achternaam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, status van de uitnodiging, RSVP-antwoord per moment, aantal begeleiders (plus-ones), dieetvoorkeuren indien verzameld.
- Bijdragegegevens (geldinzameling): naam van de bijdrager (of anoniem), bedrag, persoonlijk bericht, betalingsinformatie verwerkt door Stripe.
- Geüploade foto's: afbeeldingen geüpload door gasten in het bruiloftsalbum, bijbehorende metadata (datum, tijd).
- Verstrekte inhoud: gepersonaliseerde berichten van uitnodigingen, bruiloftsvisualisaties, logo of foto's van het bruidspaar.
- Technische en navigatiegegevens: IP-adres (geanonimiseerd voor publieksmetingen), apparaat- en browserinformatie, taalvoorkeuren, inloggegevens en cookies.
Alle verzamelde gegevens worden rechtstreeks bij u (bruidspaar of gast) verzameld of komen voort uit uw gebruik van de diensten.
6. Ontvangers van gegevens - Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens zijn toegankelijk voor bevoegd personeel van Anatole in de strikt noodzakelijke mate. Behalve deze interne toegang deelt Anatole uw gegevens niet met derden, met uitzondering van de hieronder vermelde technische dienstverleners:
- Supabase - Database & bestandsopslag: Hosting van de PostgreSQL-database en opslag van bestanden (foto's, visuele elementen). Locatie: Europese Unie. Gegevens worden versleuteld in rust.
- Vercel - Front-end hosting: Hostingplatform voor de Anatole-website. Locatie: Verenigde Staten met wereldwijd CDN. Waarborgen: Gecertificeerd EU-US Data Privacy Framework.
- Bird - Verzenden van transactionele e-mails: Verzenden van uitnodigingen per e-mail, bevestigingen, herinneringen. Locatie: Verenigde Staten. Waarborgen: AVG-conforme verwerkersovereenkomst.
- Bird - Verzenden van transactionele sms-berichten: Verzenden van uitnodigingen per sms en herinneringen. Locatie: Verenigde Staten met aanwezigheid in de EU. Waarborgen: Goedgekeurde BCR's.
- Stripe - Betalingsverwerking: Betaling van premiumaanbiedingen en bijdragen aan de geldinzameling. Locatie: Stripe Europe (Ierland). Waarborgen: AVG- en PCI DSS-certificeringen.
- CookieYes - Consent Management Platform: Beheer van cookie-toestemmingen. Locatie: Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit).
- OpenAI - Kunstmatige intelligentie: Datacorrectie en beeldgeneratie. Locatie: Verenigde Staten. Waarborgen: Gegevens niet gebruikt voor training, verwijderd binnen 30 dagen.
- OVH - Domeinnaam- en DNS-beheer: Technisch beheer van het domein anatole.wedding. Locatie: Frankrijk.
Elke dienstverlener handelt uitsluitend op instructie van Anatole. Wij behouden de controle over uw gegevens.
7. Verwerking en naleving (Artikel 28 AVG)
Anatole zorgt ervoor dat al zijn verwerkers robuuste contractuele waarborgen bieden op het gebied van gegevensbescherming, in overeenstemming met artikel 28 van de AVG. Dit betekent met name dat:
- Wij onze verwerkers alleen toestaan gegevens te verwerken voor specifieke en gedocumenteerde doeleinden.
- Elke verwerker gebonden is door een strikte geheimhoudingsclausule.
- Onze contracten de implementatie van alle veiligheidsmaatregelen vereist door artikel 32 van de AVG opleggen.
- Geen subverwerker kan worden ingeschakeld zonder onze voorafgaande toestemming.
- Aan het einde van de dienstverlening moeten verwerkers de gegevens verwijderen of aan ons teruggeven.
Door samen te werken met een ecosysteem van conforme en contractueel geëngageerde dienstverleners, garandeert Anatole dat de verwerking op geen enkele manier het niveau van bescherming van uw gegevens verzwakt.
8. Hosting in Europa - Gegevenssoevereiniteit
Anatole hecht bijzonder belang aan de soevereiniteit en locatie van gegevens. Uw bestanden en gegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie gehost via onze technologiepartner Supabase, waarvan de Europese infrastructuur een strikte locatie van gegevens op EU-grondgebied garandeert.
Deze Europese aanpak stelt ons in staat optimale juridische controle over uw informatie te behouden; de foto's, gastenlijsten en informatie over uw bruiloft blijven fysiek op Europese servers, onderworpen aan Europese regelgeving.
Kortom, Anatole geeft de voorkeur aan Europese hosting die voldoet aan de eisen van digitale soevereiniteit, een waarborg voor versterkte veiligheid en AVG-naleving.
9. Internationale gegevensoverdrachten
Anatole streeft er zoveel mogelijk naar om gegevensoverdrachten buiten de Europese Economische Ruimte (EER) te vermijden. De algemene regel is dat gegevens binnen de EU worden verwerkt en opgeslagen.
Omdat sommige van onze verwerkers echter buiten de EU zijn gevestigd, kunnen beperkte internationale gegevensoverdrachten plaatsvinden:
- Geen onbeschermd transfer: Al onze internationale stromen zijn omkaderd door mechanismen waarin de AVG voorziet (adequaatheidsbesluit, standaard contractbepalingen, BCR's).
- Amerikaanse dienstverleners: Vercel (gecertificeerd EU-US Data Privacy Framework), Bird (standaard verwerkersovereenkomst), Bird (goedgekeurde BCR's), OpenAI (API Data Processing Terms).
- Verenigd Koninkrijk: CookieYes profiteert van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
- Evenredigheid: Wij zorgen ervoor dat de buiten de EU verzonden gegevens worden geminimaliseerd met het oog op het doel.
Anatole blijft alert op jurisprudentiële ontwikkelingen en aanbevelingen van autoriteiten om zijn mechanismen voor internationale overdrachten aan te passen.
10. Bewaartermijnen van gegevens
Anatole bewaart uw persoonsgegevens alleen voor beperkte termijnen, evenredig aan de doeleinden:
- Bruilofts- en gastengegevens: Bewaard gedurende de levensduur van de actieve bruiloft op het platform, en vervolgens verwijderd of geanonimiseerd 90 dagen na de bruiloftsdatum of beëindiging van het account, afhankelijk van wat het eerst komt. Bruidsparen kunnen hun gegevens te allen tijde exporteren.
- Gebruikersaccountgegevens (bruidspaar): Bewaard zolang het account actief is. Bij sluiting, verwijdering binnen 30 dagen na beëindiging van het contract, tenzij wettelijke bewaarplichten.
- Bijdragegegevens (geldinzameling): Betalingsinformatie wordt verwerkt door Stripe volgens hun beleid. Bijdragegeschiedenis wordt bewaard in overeenstemming met boekhoudkundige verplichtingen (10 jaar voor boekhoudstukken).
- Geüploade foto's: Bewaard zolang het album actief is, en vervolgens verwijderd met de andere bruiloftsgegevens.
- Technische logbestanden: Bewaard 12 maanden rollend voor beveiliging.
- Analytische cookies: Bewaartermijn 13 maanden maximum.
- Back-ups: Bewaard 30 dagen rollend voor overschrijving.
Aan het einde van de bovenstaande termijnen worden gegevens ofwel veilig verwijderd, ofwel onomkeerbaar geanonimiseerd.
11. Gegevensbeveiliging
Anatole implementeert strenge technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen, in overeenstemming met artikel 32 van de AVG:
- Versleuteling van uitwisselingen (TLS): Alle communicatie is beschermd door TLS 1.3-versleuteling.
- Versleuteling van gegevens in rust: Opgeslagen gegevens zijn versleuteld met AES-256.
- Toegangscontrole en versterkte authenticatie: Fijnmazige toegangsbeheer per rol (RBAC), multi-factor authenticatie (MFA) voor beheerdersaccounts.
- Beveiligingstests en audits: Regelmatige penetratietests en kwetsbaarheidsanalyses. Onze verwerkers zijn ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd.
- Ontwikkelingsbeveiliging: Integratie van beveiliging vanaf het ontwerp (privacy by design).
- Geheimhouding van personeel: Elke medewerker is onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.
In geval van een inbreuk op persoonsgegevens verbinden wij ons ertoe de wettelijke procedure te volgen: melding aan de AP binnen 72 uur indien vereist (artikel 33 AVG) en communicatie aan betrokkenen indien nodig (artikel 34 AVG).
12. Uw rechten als betrokkene
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:
- Recht op informatie: Recht op duidelijke informatie over de verwerkingen (onderwerp van dit beleid).
- Recht van inzage: Bevestiging krijgen dat wij uw gegevens bewaren en er een kopie van verkrijgen.
- Recht op rectificatie: Verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
- Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"): Verwijdering van uw gegevens verkrijgen in bepaalde gevallen.
- Recht op beperking van de verwerking: Verzoeken om tijdelijke bevriezing van de verwerking van uw gegevens.
- Recht van bezwaar: Bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
- Recht om uw toestemming in te trekken: Te allen tijde, net zo gemakkelijk als u deze heeft gegeven.
Uitoefening van uw rechten: Neem contact met ons op via privacy@anatole.wedding. Wij reageren binnen 1 maand (verlengbaar met 2 maanden in geval van complexiteit).
Klacht: U kunt een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens voor Nederland: autoriteitpersoonsgegevens.nl).
(NB: Voor gasten wier gegevens via Anatole door een bruidspaar worden beheerd, kunt u uw verzoeken richten aan het bruidspaar of aan Anatole via privacy@anatole.wedding.)
14. Uploaden van foto's en verantwoordelijkheid van gebruikers
Anatole stelt gasten in staat om foto's te uploaden naar bruiloftsalbums wanneer deze functionaliteit door het bruidspaar is geactiveerd.
Toestemming en verantwoordelijkheden van de gebruiker: Voordat u een foto uploadt, moeten gebruikers bevestigen: - Dat zij het recht hebben om de inhoud te delen - Dat alle identificeerbare personen hun toestemming hebben gegeven - Dat zij de volledige verantwoordelijkheid voor de inhoud accepteren
Verdeling van verantwoordelijkheden: - De persoon die uploadt is verantwoordelijk voor de inhoud en het verkrijgen van toestemmingen - Het bruidspaar is verantwoordelijk voor moderatie indien geactiveerd - Anatole fungeert als technische tussenpersoon
Verwijdering van inhoud: Als u op een foto verschijnt en deze wilt laten verwijderen: - Neem rechtstreeks contact op met het bruidspaar - Gebruik de meldingsfunctie - Neem contact op met privacy@anatole.wedding
Technische maatregelen: GPS-locatiemetadata wordt automatisch verwijderd van geüploade foto's voor uw privacy.
15. Geldinzameling en financiële bijdragen
Anatole biedt een geldinzamelingsfunctionaliteit (participatieve cadeaulijst) waarmee gasten financieel kunnen bijdragen aan het project van het bruidspaar.
Verzamelde gegevens bij een bijdrage: - Naam van de bijdrager (of keuze om anoniem te blijven) - Bedrag van de bijdrage - Optioneel persoonlijk bericht - Betalingsinformatie (rechtstreeks verwerkt door Stripe)
Betalingsverwerking: Alle transacties worden verwerkt door Stripe, die handelt als verwerkingsverantwoordelijke voor bankgegevens. Anatole slaat nooit uw kaartnummers op.
Vertrouwelijkheid van bijdragen: Het bruidspaar kan het totale verzamelde bedrag en de lijst met bijdragers zien (behalve anonieme). Individuele bedragen kunnen zichtbaar of verborgen zijn, afhankelijk van de gekozen instellingen.
Bewaring: Bijdragegeschiedenis wordt bewaard in overeenstemming met boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (10 jaar).
Terugbetalingen: In geval van terugbetaling worden de bijbehorende gegevens bewaard gedurende de benodigde tijd voor het beheer van de transactie.
16. Bescherming van minderjarigen
Anatole is een dienst bedoeld voor volwassenen (meerderjarige personen die hun bruiloft willen organiseren). Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen onder de 16 jaar.
Als u ouder of wettelijk voogd bent en denkt dat uw kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via privacy@anatole.wedding zodat wij de nodige maatregelen kunnen nemen.
17. Wijzigingen van het beleid
Dit privacybeleid kan worden aangepast, met name om wijzigingen in onze praktijken weer te geven of om te voldoen aan eventuele wettelijke/regelgevende wijzigingen.
In geval van substantiële wijziging informeren wij u vooraf via een kennisgeving op de site of een e-mail, en indien wettelijk vereist, vragen wij uw toestemming.
De bijgewerkte versie van het beleid zal altijd toegankelijk zijn op onze site onder de rubriek "Privacy". Wij raden u aan deze regelmatig te raadplegen.
Ingangsdatum: Dit beleid is van kracht vanaf 13/12/2025.
Door voor Anatole te kiezen, vertrouwt u uw gegevens toe aan een platform dat privacy en beveiliging centraal stelt. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via privacy@anatole.wedding.
Bedankt voor uw vertrouwen, en gefeliciteerd met uw bruiloft!