12-18 Monate Planungszeit sind ideal für eine Hochzeit in Deutschland (WeddyPlace 2024)1. In dieser Zeit durchlaufen Paare 6 Planungsphasen: Budgetfestlegung, Dienstleisterbuchung, Detailplanung, Gästemanagement, Feinschliff und Hochzeitswoche. Die durchschnittlichen Kosten liegen bei 14.297€ (WeddyPlace 2024)2.
Die 6 Planungsphasen im Überblick
| Phase | Zeitraum | Hauptaufgaben | Zeitaufwand |
|---|---|---|---|
| 1. Grundlagen | 12-10 Monate | Budget, Gästeliste, Konzept | 15-20h |
| 2. Location & Datum | 10-9 Monate | Location-Besichtigungen, Datum festlegen | 10-15h |
| 3. Dienstleister | 9-6 Monate | Fotograf, Caterer, DJ, Floristen buchen | 20-30h |
| 4. Details | 6-3 Monate | Einladungen, Dekoration, Musik, Ablauf | 25-35h |
| 5. Feinschliff | 3-1 Monat | RSVP, Sitzplan, Timings, Anproben | 15-20h |
| 6. Letzte Woche | 7-1 Tage | Bestätigungen, Packliste, Entspannung | 5-10h |
Die Hauptarbeitszeit konzentriert sich auf zwei Phasen: 12 Monate vor der Hochzeit und 3 Monate vor dem großen Tag (WeddyBird 2024)3.
12-9 Monate vorher: Die Grundlagen schaffen
Budget festlegen
14.297€ kostet eine durchschnittliche Hochzeit in Deutschland 2024 ohne Flitterwochen2. Erstellen Sie ein realistisches Budget mit 10-15% Puffer für Unvorhergesehenes.
| Budgetbereich | Anteil | Betrag (bei 15.000€) |
|---|---|---|
| Location & Catering | 40-50% | 6.000-7.500€ |
| Fotografie & Video | 15-20% | 2.250-3.000€ |
| Dekoration & Blumen | 8-10% | 1.200-1.500€ |
| Musik & Unterhaltung | 5-8% | 750-1.200€ |
| Kleidung | 10-15% | 1.500-2.250€ |
| Einladungen & Papeterie | 3-5% | 450-750€ |
| Sonstiges & Puffer | 10-15% | 1.500-2.250€ |
Regionale Unterschiede sind erheblich: In Metropolregionen wie Berlin oder München zahlen Paare 350-500€ pro Gast, in ländlichen Regionen 200-400€4.
Location suchen und Datum wählen
Die Location ist der wichtigste Kostenfaktor und bestimmt Ihr Datum. Beliebte Locations sind 12-18 Monate im Voraus ausgebucht, manche sogar 1,5 Jahre5. Besichtigen Sie 3-5 Locations, bevor Sie entscheiden.
Checklist Location-Besichtigung:
- Kapazität passend für Gästezahl?
- Alle Räume für Zeremonie, Dinner, Party?
- Catering inklusive oder freie Wahl?
- Mindestabnahme und Getränkepauschale?
- Aufbau-/Abbauzeiten und Sperrstunde?
März ist mit durchschnittlich 12.722€ der günstigste Hochzeitsmonat, Juli mit 16.153€ der teuerste4. Wer unter der Woche heiratet, spart bis zu 5.000€.
Gästeliste erstellen
Die durchschnittliche Hochzeit in Deutschland hat 71 Gäste4. Erstellen Sie eine A-Liste (must-have), B-Liste (nice-to-have) und C-Liste (falls Budget erlaubt). Die Gästeliste beeinflusst direkt Ihre Location-Wahl und Ihr Budget.
Faustformel: Budget geteilt durch Gästezahl = Budget pro Gast. Bei 15.000€ und 75 Gästen = 200€ pro Gast.
Standesamt anmelden
Die Eheschließung kann frühestens 6 Monate vor dem Hochzeitstermin beim Standesamt angemeldet werden6. In Großstädten benötigen Sie oft 3-6 Monate Vorlaufzeit für einen Termin. Welche Unterlagen Sie benötigen, erfahren Sie in unserem Standesamt-Unterlagen-Guide.
9-6 Monate vorher: Dienstleister buchen
Buchungsreihenfolge nach Priorität
| Priorität | Dienstleister | Vorlaufzeit | Warum zuerst? |
|---|---|---|---|
| 1 | Location | 12-18 Monate | Bestimmt das Datum |
| 2 | Fotograf | 9-18 Monate | Nur eine Hochzeit/Tag, Top-Fotografen schnell weg |
| 3 | Caterer | 9-12 Monate | Falls nicht in Location inkludiert |
| 4 | DJ/Band | 9-12 Monate | Nur eine Hochzeit/Tag, Spitzen-DJs ausgebucht |
| 5 | Freier Redner | 6-12 Monate | Bei freier Trauung |
| 6 | Videograf | 6-9 Monate | Optional, aber beliebte Termine schnell weg |
| 7 | Florist | 6-9 Monate | Mehrere Hochzeiten/Tag möglich |
| 8 | Hochzeitstorte | 4-6 Monate | Konditoren haben mehr Kapazität |
Die Regel: Buchen Sie zuerst Dienstleister, die nur eine Hochzeit pro Tag übernehmen können5. Ein DJ kann nur eine Tanzfläche pro Abend rocken, eine Konditorei kann mehrere Torten am Tag ausliefern.
Brautkleid und Anzug
Planen Sie 6-9 Monate für die Brautkleid-Suche ein. Rechnen Sie mit 3-4 Anproben und 2-3 Änderungsterminen. Durchschnittskosten: 1.200-2.500€ für das Kleid, 400-800€ für den Anzug7.
Hochzeitsplaner engagieren (optional)
Ein Wedding Day Coordinator kostet ab 800€ und übernimmt nur die Koordination am Hochzeitstag. Ein Full-Service-Hochzeitsplaner (2.000-5.000€) begleitet die gesamte Planung. Idealerweise fragen Sie 9 Monate vorher an, Buchungen sind aber auch 2 Monate vorher möglich5. Mehr dazu: Hochzeitsplaner – Lohnt sich das?
6-3 Monate vorher: Details planen
Einladungen gestalten und versenden
Versenden Sie Einladungen 4-6 Monate vor der Hochzeit8. Geben Sie den Gästen mindestens 6-8 Wochen zum Antworten. Bei internationalen Gästen 3-4 Monate Vorlauf.
Inhalt der Einladung:
- Namen, Datum, Uhrzeit
- Location-Adresse mit Anfahrt
- Dresscode (falls vorhanden)
- RSVP-Deadline (6-8 Wochen vor Hochzeit)
- Link zur Hochzeitswebsite
- Hotel-Empfehlungen für auswärtige Gäste
Trauzeugen fragen
In Deutschland sind Trauzeugen nicht verpflichtend, aber 80% der Paare wählen welche. Die wichtigsten Aufgaben: Junggesellenabschied organisieren, am Hochzeitstag unterstützen, Rede halten. Details zu den Aufgaben der Trauzeugen finden Sie in unserem entsprechenden Guide.
Ringe aussuchen
Eheringe kosten durchschnittlich 600-1.500€ für beide Ringe7. Planen Sie 3-4 Monate für Auswahl, Anfertigung und eventuelle Anpassungen ein.
Dekoration planen
Blumen und Dekoration schlagen mit 800-2.000€ zu Buche7. Besprechen Sie mit dem Floristen:
- Brautstrauß und Anstecker
- Tischdekoration (Centerpieces)
- Zeremonie-Dekoration
- Location-Schmuck (Eingang, Bar, etc.)
Saisonale Blumen sind 30-40% günstiger als importierte Exoten.
3-1 Monat vorher: Feinschliff
RSVP auswerten
Setzen Sie die RSVP-Deadline 6 Wochen vor der Hochzeit. Haken Sie säumige Gäste 4 Wochen vorher nach. Geben Sie die finale Gästezahl 2 Wochen vor der Hochzeit an Caterer und Location weiter.
Sitzplan erstellen
Planen Sie 8-10 Personen pro Runden Tisch, 6-8 bei langen Tafeln. Trennen Sie konfliktträchtige Personen, mischen Sie "stille" und "lebhafte" Gäste.
Sitzordnung-Tipps:
- Brautpaar an zentralem "Brauttisch"
- Eltern und enge Familie in der Nähe
- Freundesgruppen zusammen
- Singles bewusst platzieren
- Kinder-Tisch für 6-12-Jährige
Timeline finalisieren
Erstellen Sie einen minutiösen Ablaufplan für den Hochzeitstag. Planen Sie Pufferzeiten ein – die meisten Hochzeiten laufen 30-60 Minuten hinter dem Plan9.
Beispiel-Timeline:
- 14:00 – Ankunft Trauzeugen
- 14:30 – Getting Ready Fotos
- 15:30 – Trauung (30-45 Min)
- 16:15 – Gratulationen & Sekt
- 17:00 – Paarfotos (60-90 Min)
- 18:30 – Empfang Gäste
- 19:00 – Dinner
- 21:00 – Tortenanschnitt
- 21:30 – Eröffnungstanz
- 22:00 – Party
Letzte Anproben
Finale Kleider-Anprobe 4 Wochen vorher. Probe-Frisur und Make-up 2-3 Wochen vorher. Tragen Sie dabei Ihre Hochzeitsschuhe, um die Saum-Länge korrekt zu prüfen.
Letzte Woche: Alles bestätigen
Bestätigungen einholen
Bestätigen Sie alle Dienstleister 7-5 Tage vorher telefonisch:
- Location: Finale Gästezahl, Tischplan
- Caterer: Menüauswahl, Allergien, Getränke
- Fotograf: Treffpunkt, wichtige Fotos, Gruppenliste
- DJ: Playlists, No-Go-Songs, Zeiten
- Florist: Lieferzeit, Abholung Brautstrauß
- Friseur/Make-up: Uhrzeit, Location
Packliste erstellen
Braut:
- Kleid, Schuhe, Unterwäsche
- Schmuck, Schleier, Accessoires
- Notfall-Kit (Nähzeug, Pflaster, Schmerztabletten)
- Telefon-Ladegerät
Bräutigam:
- Anzug, Hemd, Schuhe, Socken
- Krawatte/Fliege, Manschettenknöpfe
- Ringe (!)
- Reisedokumente für Flitterwochen
Beide:
- Unterlagen für Standesamt
- Timelines für Dienstleister
- Trinkgeld in Umschlägen (beschriftet)
- Dankesgeschenke für Eltern/Trauzeugen
Entspannen!
Die letzten 48 Stunden: Kein Stress mehr. Delegieren Sie letzte Aufgaben an Trauzeugen oder Familie. Schlafen Sie ausreichend. Ein entspanntes Brautpaar strahlt mehr als perfekte Dekoration.
Häufige Fehler vermeiden
Top 5 Planungsfehler
1. Unrealistisches Budget 25% der Paare geben mehr aus als geplant4. Lösung: 15% Puffer einplanen, Excel-Tabelle mit Live-Tracking führen.
2. Gästeliste unterschätzt "Nur engste Familie" wird schnell zu 100 Personen. Lösung: Klare Kriterien festlegen (z.B. nur Verwandte 1. Grades, Freunde der letzten 3 Jahre).
3. Keine Pufferzeiten Hochzeiten laufen IMMER später als geplant. Lösung: 30 Min Puffer zwischen allen Programmpunkten.
4. Trinkgeld vergessen Planen Sie 10-15% für Trinkgeld ein. Lösung: Beschriftete Umschläge 1 Woche vorher vorbereiten.
5. Dienstleister-Verpflegung vergessen Fotograf und DJ sind 8-12 Stunden bei Ihnen. Lösung: Mahlzeit und Getränke im Caterer-Vertrag festhalten.
Regionale Unterschiede im DACH-Raum
| Land | Ø Kosten | Gästezahl | Planungszeit | Besonderheiten |
|---|---|---|---|---|
| Deutschland | 14.297€2 | 71 | 12-18 Monate | Standesamt verpflichtend, freie Trauung zusätzlich |
| Österreich | 17.000-22.000€ | 65-75 | 12-18 Monate | Trauzeugen verpflichtend, Hochzeitslader-Tradition |
| Schweiz | 25.000-35.000€ | 80-90 | 15-20 Monate | Höhere Kosten, Ziviltrauung + kirchlich üblich |
In der Schweiz sind Hochzeiten deutlich teurer aufgrund höherer Lebenshaltungskosten. Österreich pflegt mehr Traditionen wie den Hochzeitslader und Baumstamm-Sägen.
Download: Druckbare Checkliste
Nutzen Sie diese Übersicht zum Abhaken:
12 Monate vorher
- Budget festlegen (inkl. 15% Puffer)
- Grobe Gästeliste (A/B/C-Listen)
- Hochzeitskonzept (Stil, Farben, Motto)
- Location-Besichtigungen starten
- Datum-Optionen sammeln
10-9 Monate vorher
- Location buchen und Vertrag prüfen
- Datum finalisieren
- Standesamt-Termin reservieren
- Fotograf anfragen und buchen
- Caterer auswählen (falls separat)
9-6 Monate vorher
- DJ/Band buchen
- Videograf buchen (optional)
- Freier Redner buchen (bei freier Trauung)
- Brautkleid-Shopping beginnen
- Anzug aussuchen
- Hochzeitsplaner engagieren (optional)
6-4 Monate vorher
- Florist beauftragen
- Einladungen gestalten
- Hochzeitswebsite erstellen
- Hotel-Kontingent für Gäste reservieren
- Trauzeugen fragen
- Ringe aussuchen
4-3 Monate vorher
- Einladungen versenden
- Save-the-Date für internationale Gäste
- Hochzeitstorte bestellen
- Friseur/Make-up-Artist buchen
- Transport organisieren
- Flitterwochen buchen
3-2 Monate vorher
- Musik-Playlist erstellen
- Ablaufplan detaillieren
- Dekoration finalisieren
- Erste RSVP auswerten
- Geschenke für Eltern/Trauzeugen besorgen
- Probe-Make-up und -Frisur
6-4 Wochen vorher
- Säumige Gäste nachhaken
- Finale Gästezahl an Caterer
- Sitzplan erstellen
- Menükarten/Tischkarten bestellen
- Letzte Kleideranprobe
- Accessoires vervollständigen
2-1 Woche vorher
- Alle Dienstleister bestätigen
- Trinkgeld in Umschläge packen
- Packliste abhaken
- Timelines an Trauzeugen/Familie
- Notfall-Kit packen
- Ausreichend schlafen!
Am Tag vorher
- Nägel machen lassen
- Früh ins Bett
- Handy-Wecker stellen
- Entspannen!
Quellen und Referenzen
Footnotes
-
WeddyPlace, Wie lange Hochzeit im Voraus planen, 2024. https://www.weddyplace.com/magazin/wie-lange-hochzeit-im-voraus-planen/ ↩
-
WeddyPlace, Kosten Hochzeit – Der ultimative Guide zur Budgetplanung, 2024. https://www.weddyplace.com/magazin/kosten-hochzeit/ ↩ ↩2 ↩3
-
WeddyBird, Hochzeitsplanung Zeitplan, 2024. https://weddybird.com/magazin/planung/hochzeitsplanung-zeitplan ↩
-
WeddyPlace, Hochzeitsstudie 2024, 2024. https://www.weddyplace.com/magazin/kosten-hochzeit/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4
-
Avec Marie, Wann welche Dienstleister buchen, 2024. https://www.avec-marie.de/dienstleister-buchen ↩ ↩2 ↩3
-
ThePerfectWedding.de, Wie kurzfristig kann man heiraten?, 2024. https://www.theperfectwedding.de/artikel/4640/spontan-heiraten ↩
-
Hochzeitsportal24, Kosten Hochzeit – Übersicht, 2024. https://www.hochzeitsportal24.de/blog/kosten-hochzeit/ ↩ ↩2 ↩3
-
Traucheck, Hochzeitsplanung – wann welcher Dienstleister, 2024. https://www.traucheck.de/news/hochzeitsplanung-wann-soll-welcher-dienstleister-gebucht ↩
-
Austria Wedding, Tagesablauf Hochzeit richtig planen, 2024. https://www.austriawedding.at/hochzeitsblog-oesterreich/so-plant-ihr-den-ablauf-eurer-hochzeit-richtig ↩